Contexte et enjeux

En décembre 2020, le réseau Renouvaud a pris la décision stratégique d’adopter IdRef, le référentiel français des autorités géré par l’ABES, pour renforcer la qualité et l’interopérabilité du catalogage et de l’indexation matière. Ce choix a nécessité un accord avec l’ABES, la configuration du SIGB (Alma), le développement d’outils spécialisés, l’élaboration de nouvelles règles de catalogage et d’indexation, ainsi que la formation des professionnel·le·s du réseau.

Le plus grand défi consistait toutefois à rétro-cataloguer l’ensemble des liens vers les autorités locales Renouvaud en remplaçant ces derniers par des liens IdRef – une opération majeure baptisée « idréfisation ».

Pourquoi « idréfiser » ?

Aligner les autorités locales avec celles d’IdRef signifiait qu’à terme tous les points d’accès contrôlés dans le catalogue seraient liés à un identifiant fédéré, facilitant le partage, les correspondances entre catalogues et l’ouverture vers des ressources externes.

Outil et méthode : Ouali, les oualinautes et partenariats

Pour concrétiser ce projet, Renouvaud s’est équipé de Ouali (pour OUtil d’ALIgnement), une application développée par la société Datuman, offrant à la fois un algorithme d’alignement automatique et une interface ergonomique dédiée à la validation manuelle des correspondances complexes. Les personnes réalisant les alignements, appelés « oualinautes », sont des professionnel·le·s du réseau formé·e·s spécifiquement pour cette tâche.

Mais ce chantier n’a pas été mené en silo. Au fur et à mesure de son avancée, la Coordination Renouvaud a pu intégrer des alignements issus d’autres réseaux : l’ABES, avec son propre outil, et RERO+, engagé dans son propre processus. Ces deux partenaires ont fourni près de la moitié des alignements nécessaires. En retour, Renouvaud s’est engagé à partager ses propres alignements manuels avec RERO+, confortant ainsi un échange mutuel et durable.

Parallèlement, l’algorithme Ouali a permis de générer un nombre important d’alignements automatiquement, réduisant le nombre de notices à traiter manuellement.

Déroulé du chantier (septembre 2021 – août 2024)

Le chantier s’est déroulé en quatre phases, avec un rythme d’alignement qui a varié au fil du projet, en fonction des phases et du renfort des équipes.

• La première, allant de septembre 2021 à février 2022, a consisté au déploiement de Ouali et à la familiarisation de la Coordination avec l’outil.
• Dès mars 2022, la formation des membres du réseau a démarré, marquée par l’organisation de « Oualithons », des workshops d’alignements, et une montée en puissance, notamment grâce à l’engagement important des collaborateur·trice·s de la BCU Lausanne.
• L’automne 2022 à juin 2024 a vu l’arrivée de personnel auxiliaire (1,2 ETP) à la Coordination, qui a permis de renforcer significativement les forces de travail pour le projet.
• Enfin, entre début 2024 et août 2024, les alignements ralentissaient progressivement pour achever le chantier.

Au terme de ces trois années de travail soutenu, ce sont 107 professionnel·le·s issu·e·s de 26 institutions qui ont contribué à cette entreprise collective. Ensemble, ces personnes ont traité 86 478 autorités locales, dont 2 722 restent encore à finaliser. Par ailleurs, 43 526 autorités ont été jugées non pertinentes pour le référentiel. Il s’agissait essentiellement de notices associées à une unique référence bibliographique, considérée comme insuffisamment significative pour l’alignement.

Résultats concrets

L’opération a permis d’aligner 58 % des autorités avec IdRef, tandis que 41 % n’avaient pas de correspondance existante.

À ce jour, 23 730 autorités ont déjà été rétro-cataloguées, générant la transformation de 206 761 points d’accès dans le catalogue Renouvaud.

Environ 250 000 autorités restent en attente d’alignement, nécessitant notamment une phase de vérification des correspondances générées automatiquement par Ouali.

Enrichissement et création d’autorités : un chantier complémentaire

Pour les autorités qui n’ont trouvé aucun équivalent dans IdRef, Renouvaud s’est engagé dans un processus d’enrichissement en vue de leur soumission auprès de l’ABES pour création en masse. Cette démarche marque une contribution active au développement du référentiel IdRef.

Un premier lot-test a été envoyé fin 2023 à l’ABES, aboutissant à la création de 2 670 nouvelles autorités, permettant ainsi à environ 50 000 autorités Renouvaud de bénéficier de liens IdRef dans un futur proche.

Si ce résultat est encourageant, le processus doit encore être affiné, notamment en termes de critères de sélection. En effet, l’analyse des autorités traitées a mis en lumière une réalité : certaines notices sont trop pauvres en informations pour justifier la création d’une autorité IdRef.

Renouvaud doit désormais définir des critères plus rigoureux pour identifier les autorités apportant une plus-value réelle, dans le but d’optimiser les envois à l’ABES à l’avenir et de garantir l’efficacité de ce service enrichi.

Vers de nouveaux usages

L’intégration d’IdRef dans Renouvaud ouvre de belles perspectives. Le service Metagrid exploite aujourd’hui les identifiants IdRef pour offrir des liens vers des ressources externes comme le Dictionnaire historique de la Suisse. D’autres applications sont envisagées, notamment la mise en relation des ressources Renouvaud avec des réservoirs tels que Patrinum, Iris (anciennement Serval) ou Wikidata. Cette « idréfisation » marque l’entrée du réseau dans une nouvelle ère, plus ouverte aux données enrichies.

Remerciements

Cette transformation a mobilisé l’ensemble de la communauté Renouvaud – en particulier les professionnel·le·s de la BCUL produisant des métadonnées – pour mener à bien un travail exigeant sur une longue période. Merci à toutes et à tous pour votre engagement !