En ligne depuis le 07 octobre 2021

Secrétaire de direction (H/F)

  • Taux d'occupation : 50%
  • Type de contrat : CDD

Missions Principales

Au sein de la Bibliothèque cantonale et universitaire – Lausanne (BCUL), dans le cadre d’un congé de quelques mois, vous assurez la permanence du secrétariat de direction du site Unithèque, ainsi que l’accès aux informations tenues par le secrétariat en vue d’un fonctionnement optimal.

Vous fournissez l’appui et l’assistance technique et recueillez les informations nécessaires pour la préparation, la production et la diffusion des différents dossiers de la direction, pour la prise de décision. Vous en assurez la communication et le suivi.

Vous participez à la gestion des dossiers et des projets de la direction.

Vous vous occupez de manière autonome les dossiers des conventions de don et de dépôt aux collections spéciales.

Enfin, vous gérez les archives administratives de la BCUL et participez à l’élaboration de la gestion électronique des documents (GED).

Profil

Brevet fédéral d’assistant-e de direction ou CFC d’employé-e de commerce (ou titre jugé équivalent) accompagné d’une expérience professionnelle significative.

Bonnes connaissances de l’anglais (niveau B2).

Excellente maîtrise des outils bureautiques courants, connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, en particulier Outlook.

Maniement aisé des chiffres.

Aptitude et intérêt à entretenir des relations constructives avec les services de l’Etat de Vaud et de l’Unil, en vue d’une collaboration optimale.

Excellente maîtrise du français, compétences rédactionnelles et sens de la mise en page et de la présentation des documents.

Esprit de collaboration et d’entraide, aptitude au travail en équipe, sens de la communication et capacité d’adaptation.

Sens de l’organisation et entregent, discrétion et tact.